前回のブログでは、kintoneを用いた自社開発システムの限界と、それに伴う「賃貸革命」への移行決定、そして代表を責任者としたプロジェクトチームによるゴールデンウィークのデータ移行作業の様子をお伝えしました。
今回は、そのデータ移行の先に待っていた、システム運用の本格化と組織の大きな変化についての続きをお届けします。
ゴールデンウィークに現在の入居者データを人の手で移し替えた後、次なるステップは「システムを使いこなすこと」でした。
そこで、開発元である日本情報クリエイトの専門スタッフの皆様をお招きし、社内で操作勉強会および講習会を実施いたしました。
今回の刷新は、単に管理画面が変わるだけではありません。オーナーアプリや入居者アプリを活用した、お客様やオーナー様とのスムーズな連絡体制の構築も含まれています。さらに、大切な顧客データを二重三重に守るため、弊社のNAS（ネットワーク対応ハードディスク）へデータを定期的に自動バックアップする運用の仕組みも、この講習会を通じてしっかりと整えました。
これまで連携していた「じぶんぺーじ」の現在のサービスが6月30日をもって終了するため、それまでに新しいシステムを完全に実務で動かせる状態にしなければならなかったのです。
このタイトなスケジュールの中で、賃貸管理課に新たに入職した2名の経験者を中心とするスタッフたちは、まさに目が回るような忙しさに直面することとなりました。
ゴールデンウィークに移行したデータの再チェックや整合性の確認、さらにはオーナーアプリへのデータ連携設定など、膨大な移行・設定手続きが山積みでした。スタッフたちは、これらの一分一秒を争うような移行作業を進めながら、日々の入居申込やトラブル対応といった通常業務も同時にこなすという、非常にタフな期間を乗り越えました。
この「賃貸革命」の本格稼働と同時に、社内ではもう一つの大きな、そして未来に向けた決断が行われました。
これまで当社の賃貸管理業務の現場を深く支えてきた代表の三瓶晃幹が、このシステム移行の完了を機に、賃貸管理の日常業務から完全に離れることを決意いたしました。
これは、新しく入職した専門スタッフを含め、現在の賃貸管理課が中心となって「賃貸革命」をしっかりと運用できる体制が整ったという、確かな信頼があるからこその決定です。
代表の三瓶が、7月に控える新店舗「荻窪」の立ち上げと店舗運営に100パーセント集中できるよう、これからはスタッフが一丸となり、責任を持って賃貸管理業務をしっかりと担っていく体制へと移行しました。
ゴールデンウィークのデータ移行から始まり、6月末の期限に向けたスタッフの奮闘、日本情報クリエイト様のサポート、そして代表からスタッフへの業務のバトンタッチ。この一連のプロセスを経て、当社の賃貸管理は名実ともに新時代へと突入しました。
新しく生まれ変わった強固な管理体制のもと、今後ともオーナー様や入居者様にこれまで以上の安心と質の高いサービスを提供してまいります。新店舗の展開とともに、これからの当社の成長にぜひご期待ください。引き続きよろしくお願いいたします。
