本日は、当社の業務効率化と、お客様へのサービス向上に向けた大きな挑戦についてお届けします。
この度、当社では新たな賃貸管理システムとして「賃貸革命」を導入いたしました。今回のシステム刷新の背景と、導入に向けた取り組みについてご紹介します。
これまで当社では、kintone（キントーン）を活用して自社独自のシステムを開発し、「じぶんぺーじ」と連携させる形で賃貸管理業務を行ってまいりました。
しかし、度重なるシステムのバージョンアップへの柔軟な対応や、今後のさらなる業務拡大を見据えた際、自社開発システムの維持・改修だけでは限界があるという課題に直面しました。
そこで、より強固で安定したシステム基盤を構築するため、業界内でも高い信頼性を持つ「賃貸革命」への完全移行を決断いたしました。
この一大プロジェクトを成功させるため、今年の4月に代表を責任者とした専門チームを発足しました。
経営トップが直接指揮を執ることで、迅速な意思決定と全社一丸となった体制での移行作業が進められることとなりました。
システム移行における最大の難所は、膨大な顧客データの移管でした。
移行作業は、業務への影響を最小限に抑えるため、今年のゴールデンウィーク期間中に実施されました。
旧システムであるkintoneからはCSV形式でデータを抽出できるものの、新システムの「賃貸革命」はセキュリティ上の観点からCSVによる外部データの直接受け入れを行っていません。
そのため、タイミー等の外部リソースも活用しながら、人の手による確実なデータ移管作業を行いました。
限られた時間の中で安全かつ正確にデータを移行するため、データの取り扱いについては以下の方針を採用しました。
・現在の入居者データ
最優先で「賃貸革命」へとデータを移設し、日常の管理業務が滞りなく行える環境を整えました。
・過去の履歴データ
セキュリティと効率性を考慮し、過去のデータについては移行せず、今後もkintone内にて厳重に保管・管理を行います。
これにより、過去の確かな実績データを保護しつつ、未来に向けた最新の管理体制をスムーズに稼働させることが可能となりました。
システムの刷新と同時に、組織の強化も行いました。
賃貸管理課に新たに2名のスタッフを迎え、賃貸管理の経験者を専門職として配置いたしました。
新しいシステムという強力な道具と、経験豊富な専門スタッフという人財が揃ったことで、これまで以上にお客様やオーナー様に対して、迅速できめ細やかなサポートを提供できる体制が整いました。
今回構築した「賃貸革命」による強固な管理体制と、新たに加わった専門スタッフの力は、当社の今後の成長を支える重要な基盤となります。
現在、当社では7月の荻窪店オープンに向けて準備を進めておりますが、この新店舗の運営においても、新しいシステムと強化された人員体制が強力なバックアップとなります。エリアが拡大しても、変わらず質の高いサービスを提供できる環境が整いました。
今回のシステム移行は、当社にとって大きな変革の一歩です。
ゴールデンウィーク中も稼働したプロジェクトチームの努力と、新たな専門スタッフの加入により、無事に新体制へと移行することができました。
新しく生まれ変わった賃貸管理体制のもと、今後とも皆様に信頼いただけるサービスを提供してまいります。引き続きよろしくお願いいたします。
